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高亚科技(广州)有限公司 官方博客

采购管理系统

采购与供应商管理:如何突破传统模式?

近年来,传统企业转型升级之路可谓风潮涌动。在“互联网+”的政策指导下,传统企业纷纷踏上“互联网+”转型的道路。

传统采购与供应商管理

传统企业采购与供应商,不仅工作耗时长、工作量大,还是一个复杂又繁琐的过程。采购订单下来后,需要找到相应的供应商,了解各供应商的价格、产品质量、规格、品种、包装、货运、时间等等,然后多家对比、谈判,最终签订合同,下单购买,跟踪物流及签收验货退货等。

传统采购与供应商管理,不仅工作量大,流程复杂,采购过程也不公开。除了难以找到性价比高的供应商之外,还难以避免采购过程的暗箱操作,增加企业采购成本,不利于企业的发展。

“互联网+”时代的采购与供应商管理

采购管理系统是“互联网+”时代采购与供应商管理的手段,从采购申请、供应商筛选、采购订单、合同签订、物流跟踪、进料检验、仓库收料、采购退货、发票处理等全过程实现互联网化,对采购和供应商进行全面、高效的控制和跟踪,实现企业采购与供应商管理的高效化。

传统采购VS采购与供应商管理系统

1、供应商选择

传统采购供应商选择只能人工查找、筛选,一般只有三五家供应商供给选择,并且供应商资料不够完善,查找工作量大,一般都是锁定几家,来回采购。狭窄了供应商的可选择范围,也难以找到性价比高的供应商。现代化采购管理系统,比如8Manage采购与供应商管理系统,可实现公开招募与资格预审,细分供应商,并对供应商实现信息管理、资质审核管理、交付质量管理、绩效管理等,有效扩大了供应商的可选择范围,同时提高了供应商的筛选效率,快速、准确找到适合的供应商,提高供应商管理效率。并且,8Manage系统还能根据供应商的服务情况进行优胜劣汰,及时引进性价比高的供应商并淘汰劣质供应商。

2、订单异常管理

当采购订单出现异常时,传统采购往往会手忙脚乱,没有可替代的方案,造成原料供应不及时,给企业带来损失。8Manage采购管理系统可实现从采购申请到采购完成的整个过程管理,当采购的任何一个订单出现问题时,系统可及时反馈实际情况,自动跟踪变更请求与解决方案,采购管理者可在订单出现异常时,第一时间知晓并寻求解决方案,确保采购产品的正常供给。

3、采购成本管理

严格控制和管理采购成本才能获得战略性的竞争优势,传统采购需人为计算并整理,难以避免人为数据出错,并且传统采购供应商可选择范围窄,难以寻求性价比高的产品。8Manage系统可自动计算每个产品的成本并自动生成采购需求,可实现基准价货币多家,并自动计算BOM的采购成本,系统自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本,生成相应的报表,所有采购账目实时汇总,一目了然。

8Manage采购管理系统是通过自动化战略寻源的过程实现智能采购并提升谈判效力的,可有效解决人为干预引起的保密性问题,实现采购活动的自动化、高效化、高质化。

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星期三, 01月 24th, 2018 原创 没有评论

8Manage SPM:革新采购理念,深耕企服市场

【导读】采购,被称为企业的“第二利润源泉”,对企业的健康发展有极其重要的地位。如何才能使采购管理成为企业降低成本的利器,把钱花在刀刃上,为企业资金链提供更大的施展空间,考验着每一位采购管理者。引入8Manage SPM采购管理系统,或许是下一个企业利润增长的利器所在。

现代化的采购,已经不是过去简单的下单和催货等日常性的简单工作,更多设计了整个业务链的流程管理,比如采购中所涉及的财务部门的预算,业务部门的业绩情况和未来企业的产品生产计划和布局情况等等,更需要宏观的战略高度和微观的采购战术(价格、供应商比对)等等。但是,目前来说,很多企业还未形成有效的方法,无法从战略和战术上准确地定位采购的位置,从而影响了采购在企业整体运营中的贡献,一直停留在过去的采购思维,因此无法从根本上撬动企业整体利润的增长。

如果说采购是利润杠杆的一环,那么如何才能以小胜大,采用有效的管理方法和技术,撬动利润的增长呢?

第一:建立采购管理理念,组建采购团队

现代采购管理,涵盖了计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程,需要我们对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督,实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

因此,作为企业的管理团队应该建立科学的采购管理理念,选拔在财务、业务、采购有相关经验的管理者,组成采购团队,通过对企业的整体业务发展情况、企业管理流程及未来发展计划与趋势,做出企业采购的相关计划和决策,走好先行的第一步。

第二:引入采购管理系统(8Manage SPM),构建科学采购管理流程

除了组建优秀的采购团队之外,还需要根据企业的自身的采购流程进行规划。我们知道采购管理有五大原则:

1、适价:根据使用量大小和长短期来决定一个合适的价格,可通过以下步骤:多渠道询价、比价、自行估价、议价。

2、适时:现代竞争非常激烈,时间就是金钱,采购计划的制定要非常准确,需据生产计划制定采购计划,适时进料,保障生产、销售顺畅。

3、适质:采购材料的成本是直接的,品质成本是间接九牛二虎之力, “价廉物美“才是最佳的选择,偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加,如:品质不良等。

4、适量:采购量多,价格就便宜,但不是采购越多越好,资金的周转率,储存成本,物料需求计划等合计算出最经济的采购量。

5、适地:供应商离自己公司越近,运输费用就越低,机动性就越高,协调沟通就越方便,成本自然越低。

在采购的计划和过程中,需要遵循以上五大原则,时刻以企业利益为第一的采购理念。我们知道一般的采购流程为:确定需求—需求的规格要求—选择可能的供应来源—价格对比—确定订单安排—订单追踪和考核—核对发票—不符合退货处理—结案—记录与档案维护。

其中,里面最核心的步骤就是制定采购计划(确定需求)、供应商管理(选择可能的供应来源比价)、电子招投标(价格对比、确定订单安排),在一般的采购管理系统中,这三个模块未必共存和数据共享的,但是这对于企业的整体采购流程管理又是非常重要的一个点。

而8Manage SPM(采购管理系统)在采购管理行业和企业中有着多年的业务经验,因此,技术团队能够针对采购管理的重点流程做出相应的管理功能和流程设计。

1、采购计划

采购是计划先行,做好业务流程中对各项产品的需求和财务预算,企业可根据8Manage SPM的采购计划功能来制定不同的采购计划。

8Manage SPM采购计划通过确定需要采购的所有项目并将其链接到采购清单,以便管理采购里程碑,每一个采购需求量都有据可依,最大限度地减少不合规的多采购或少采购的情况,从根本上减少人为干预而导致的不必要的损失,系统支持从客户合同自动生成采购需求,根据不同的采购需求分派不同的采购负责人。企业也可以通过8Manage SPM的产品库功能分析产品的细分需求,通过BOM(物料清单)功能进一步分析具体的物料需求并生成详细的采购计划,同时系统支持把采购计划导出PDF报表以方便进行汇报或其它核对工作。

然后,采购时可根据采购清单进行采购处理,还可在整个计划和执行过程中出现疏漏和错误进行预警,而且计划是连接产品库存和采购订单,可实现对产品库存的整体管理,及时增减存量。其中涉及的采购申请立项、成本预算、合同清单、定价过程管理等,都可根据流程和功能进行设置,可支持端到端e采购的整个流程。

2、供应商管理

对于供应商的管理,涵盖了信息管理、关系管理、绩效管理这三大方面,企业可公开招募供应商,感兴趣的供应商可在招募网页上登记相关的信息,8Manage SPM系统会根据这些信息自动对每个供应商进行评分及资格审核,只需简单几步企业即可快速找到合资格的新供应商。通过保存供应商的相关记录(概况、所提供的产品与服务信息、完整的历史交易记录、沟通记录、行动和商机信息),实现360°供应商信息管理。

在8Manage SPM的供应商关系管理中,由于供应商关系是复杂兼多层面的(业务、财务、法律、技术、产品相关及服务相关等),所以需要有顺畅的沟通和信息数据库支撑,通过系统的信息汇总和数据支持,充分了解双方的需求点和沟通点,即可及时解决问题,建立长期的合作信任关系。

在8Manage SPM的绩效管理中,提供对新供应商进行资质验证管理,以及对现有供应商进行绩效管理的功能。每发生一笔交易,系统都会自动获取并更新以下绩效信息,还提供易用的电子调查功能,允许用户快速收集,来自不同部门的不同人员对某一供应商的绩效表现的评分及意见,查看相关调查结果。

3、采购财务管理

采购管理如何返利于企业,这对于管理者把握整个采购流程中的财务预算和开支的能力要求很高,而采购管理系统的财务功能则可以有力支撑。在8Manage SPM系统中,操作者只需要简单的输入相关的财务数据,系统即可自动按照组织架构,开支类型,产品类型或供应商类型自动把开支数据汇总到对应的组织架构和类型,帮助用户更清晰更全面准确地了解企业花费了多少资金,从哪个供应商采购了哪些东西,同时帮助用户从以往的采购工作中汲取采购经验,更好地节省采购成本。

在 8Manage SPM中,开支智能分析内嵌于采购流程中,即可查看价格趋势和最佳报价,快速了解采购物料的价格波动和供应商报价的大概偏差,也能快速地查看每个供应商提供的最佳报价,全局了解,多方比价,从而能选取最合适的报价。采购管理系统还支持汇总实时的开支报表,里面涵盖了部门、物料、价格等清晰信息,让管理者和采购人员及时了解采购的财务状况,更好的进行财务管理,例如对某个产品的减少配置,或者选择更实惠的供应商。从而降低成本,让企业有更多的资金进行生产和市场推广。

第三:依据业务实时更新与维护,定期管理

在采购管理中,除了上述两点以外,因为企业发展的规模和业务调整不同,常常会出现很多采购问题,比如信息企业会遇到电子产品的市场价格调整,产品性能不符需要及时替换等等情况。

因此,要根据企业的发展情况对团队进行实时的人员调整、流程调整、进行跨部门的处理和协调,有时候还需要对系统进行技术功能调整,实时维护和定期管理,方能做到对整个采购流程的有效管理。

随着公司业务复杂化和企业模式的不断发展,采购涉及对外与上游供应商关系的开拓与维护,对内涉及财务、业务等部门的协作等方方面面内容,采购管理作为企业的“第二利润源泉”,需要我们提升对其的重视程度。

引入8Manage SPM管理系统,不仅可以科学规范企业的采购流程,通过信息化的技术,降低过程成本,在众多供应商中选择性价比最高的企业,实现产品和信誉的双赢,而且加快了企业自身的工作效率,带动其他部门的工作进度,促进整体业务的新发展,有利于企业在激烈的市场竞争中实现自身的不断增长。

更多关于采购管理系统的信息请看http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html

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星期四, 11月 23rd, 2017 原创 没有评论

8Manage:安防通信行业的一站式采购管理

随着“互联网+”的不断渗入,传统的安防已然升级为“视频+”时代,将围绕着视频服务、安防市场、业务模式、技术需求等方面发生改变。未来,将会运用科技的力量,推动安防行业向智能化发展,提升安防行业的实战效率。

联嘉祥也悄然改变着原有的发展模式,企业更注重品牌建设和客户的满意度,进一步提升企业的竞争优势。为了提高产品的质量,联嘉祥在原料采购方面投入了大量的精力和物力,在供应商筛选过程也需经过精心挑选。原来主要通过员工线下手动向供应商询价的方式来筛选供应商,供应商的可选择范围比较狭窄;另外人工记录供应商的所有资料,不仅增加了员工的工作量,而且涉及的人为因素太多,过程不透明,导致与供应商不正当的交易时有发生,影响公平性;同时,线下的资料信息流通不及时,也给领导的采购管理带来不便,难以及时作出科学决策。

为此,联嘉祥希望上线一款能够实现在线完成供应商管理与招投标相结合的信息化管理系统,通过现代化管理技术,整体提高企业采购管理水平。在经过多方对比之后,最终选定8Manage,将通过8Manage SPM采购与供应商管理系统,实现采购与供应商电子化管理,提升企业采购绩效。

从联嘉祥的现状和未来发展出发,8Manage经过深入分析和评估,专门为其设计了一个全自动化的采购管理系统,帮助企业解决采购过程中询比价、采购订单、公开招标等的管理问题,同时,又能跟原有的ERP系统对接,进一步满足了对方的管理需求。

一:在线招标平台:通过搭建8Manage SPM在线招标平台,供应商可以在平台中注册,自助参加投标,节省了联嘉祥内部员工的挑选和记录时间,便于快速找到更多供应商。

二:供应商绩效管理:联嘉祥可根据自己的需要,设置资质审核条件,对供应商进行资质验证管理。同时,系统会自动获取并更新供应商的相关信息,根据供应商的历史交易记录,对供应商进行绩效评估,快速筛选出优质供应商。

三:投标过程公平公开公正:联嘉祥的采购人员可以与供应商在线询比价,实时了解报价,快速甄选优质供应商。在整个招投标过程中,所有沟通信息自行记录,节省了联嘉祥员工单独记录的工作时间,减少了人为录入的失误,大大提高工作效率。与此同时,管理层可以实时查看与监控招投标过程,降低人为因素的干扰,真正做到公平公开公正。

四:数据集成:在线选定供应商后,产生的采购订单与联嘉祥原有的ERP系统实现数据集成,数据相互关联,即时传递,避免员工重复工作,提高管理效率;同时,也减少人为因素的干预或失误,为管理层提供了高效准确的数据,从而做出科学决策。

伴随着8Manage SPM采购管理系统的上线,未来,联嘉祥将通过完善的采购管理流程,进入信息化技术的管理模式,开启了企业采购管理新的征程,不断提升企业在安防通信领域的竞争力,为企业未来发展打下扎实的基础。

8Manage SPM采购管理系统突破了传统的手工采购局限,实现电子化采购管理的模式,大大的提升了采购效率。系统提供详细的供应商信息,基准价管理及电子化货比多家,帮助企业甄选合适的供应商,系统提供实时的服务水平协议、产品交付与验收管理以及预警功能,能够实时跟踪采购过程,实现商务组合与项目管理,帮助企业管理外包业务以及复杂的业务关系。8Manage SPM采购管理系统能够实现全面的供应商信息库、外包管理、供应商关系管理、采购管理、履行管理、完整的订单与合约管理、端到端的招标管理等功能,企业根据自身实际情况按需启用。

8Manage SPM采购与供应商管理系统:http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html

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星期三, 06月 14th, 2017 成功案例 没有评论

8Manage教你如何避开采购黑幕 高效透明地进行招投标管理

大型的采购活动往往需要进行招投标,过去企业通常采用人工管理招投标工作,但这种方式已经逐渐不适用如今这个互联、信息化的时代。当前,企业在招投标方面的目标是高效和透明化,公司要管控整个招投标的过程,避免有人暗箱操作,同时又要节省时间和资源成本,要求尽量高效率地完成招投标工作……而这些方面却是过去的人工管理难以实现的。

在移动互联的大环境下,信息化的管理软件为企业提供了更多管理的灵活性。随着信息化管理技术的提高,电子化的招投标管理系统在大小企业的采购中发挥着越来越重要的作用。高效、透明、安全是电子化招投标管理的优势,譬如8Manage SPM(采购管理系统),其电子化招投标管理解决方案实现信息化技术协同管理采购工作,为企业提供智能的招投标管理体验,从而提升企业采购的成效。

招标邀约及评估

招标工作需要提前邀约供应商,以确定参与投标的供应商对象。此时,采购人员可通过8Manage发送电子邀请函给候选供应商邀请他们参与投标。同时,系统会自动采集此过程的所有数据并实时统计供应商的参选数量,拒绝数量及最终入围的数量。

8Manage内置了管理不同招标活动的智能模板,对于询价招标,系统能够根据自主设置的评分准则及权重,对所有报价进行评分;对于方案及信息招标,招标团队可使用8Manage 的问卷及评分机制设置调查问卷,系统会自动对供应商的回复进行跟踪与评分。根据系统对供应商的评分和数据分析,招标团队能够尽快开展进一步的招标谈判或者跳过谈判环节直接推荐入围的供应商进入最终评选。

电子合同生成

当最终选标确定后,采购人员可在系统中录入采购产品的具体价格、可交付成果、到期日期、服务水平协议(SLA)、违约惩罚机制、付款条款及续约信息,在电子招标页面自动生成电子合同。采购合同设置完成后,供应商即可开始按照采购合同的共同约定提交可交付成果,系统接收到可交付成果会自动触发审批及验收流程,并通过采购项目的完成情况,计算出该合同的损益情况。由于所有数据都由系统在招投标进程中实时获取,能够确保招标活动时刻在监控中,避免采购黑幕。

招标分析

在招标活动结束后,招标分析是不可缺少的部分,8Manage 帮助采购人员自动采集招标活动中的数据信息,例如供应商的参与度,入围率,成功项目完成率,逾时交付率,退货率等。通过8Manage 的点选式报表生成器,能够将这些数据自动生成多维度的报表,帮助管理人员对招标活动进行有效准确的分析。

8Manage SPM是高亚科技自主研发的采购管理系统,除了以上的管理功能,其涵盖的电子招投标管理还具备自定义招标规则、招标审批、供应商邀约、文档管理、谈判管理等个性化的功能,这是一般的采购管理系统难以企及的,同时,这也是众多客户选择8Manage的重要因素。8Manage将信息化技术与优秀的行业解决方案相融合,满足当代企业在采购管理方面的不断变化的需求。

更多8Manage SPM招投标管理信息:

http://www.8manage.cn/supplier/tender.html

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星期五, 07月 15th, 2016 原创 没有评论

海南悦信集团签约8Manage 给力集中采购新模式

近日,海南悦信集团成功与8Manage签约,将上线8Manage SPM(供应商与采购管理系统),对集团的集中采购进行管理,通过各分公司采购的全程电子化,加强管控分公司采购行为以及数据分析,促进集团采购规则更好地执行。

海南悦信集团成立于2003年,坚持弘扬 “善观时变、顺势有为、敢冒风险、爱拼会赢、合群团结、豪爽义气、恋祖爱乡、回馈桑梓”的世界闽商精神,已逐步形成以房地产、教育、酒店、股权投资基金为四大支柱产业,集娱乐、服装制造、城市建设、建材、贸易为一体的大型综合性企业。集团由海南悦信集团有限公司等12家全资或控股公司组成,注册资本2亿多元人民币,从业人员两千多人,总部设在海南省海口市。

近几年来,随着业务规模的扩展,海南悦信集团各分公司需要采购的物资越来越多,采购数据越来越复杂,原本的手工管理模式逐渐不适应企业的发展需要。首先,在集中采购的模式下,酒店、教育、旅游、娱乐等不同行业的分公司均各自在线下完成采购,集团难以对各分公司每次采购的价格、供应商等进行实时的监控,容易导致暗箱操作等问题。其次,在集中采购规则执行方面,手工管理模式比较难了解到各分公司是否真的落实到位,如规则中规定采购成本超过多少就必须提交集团审批,原本的纸质版递交,不仅影响工作效率,追踪起来也很不方便。最后,针对越来越多的采购数据,手工的统计方法已经跟不上数据产生的速度,需要一个信息化平台来对采购的成本、价格等进行分析,支持集团的科学决策。

为摆脱旧有的采购管理模式,实现集中式管理,促使整个采购流程更高效、便捷地进行,海南悦信集团决定上线一套先进的采购管理系统。在对多家不同供应商的筛选过程中,海南悦信集团被8Manage SPM专业的供应商及采购管理功能,以及贴合集中采购管理需求的特点所吸引,于是,双方很快达成合作,共同努力打造海南悦信集团的企业信息化管理。

据悉,上线8Manage SPM后,海南悦信集团各分公司的采购流程将在系统中执行,集团可以清晰地看到各分公司采购行为的来龙去脉,方便集团采购规则的落地执行,同时也很好地避免采购过程中可能出现的各种“猫腻”现象;采购数据一目了然,便于集团对采购成本、价格等进行分析;系统本身的供应商管理、比价功能,也将帮助各分公司快速找到高质量的供应商。

接下来,借助8Manage SPM信息化工具,海南悦信集团将不断提升企业运营效率,抢占市场先机,进一步推动企业发展壮大, 不断增强企业竞争力,为今后业务的快速发展打下坚实的基础。

关于8Manage

8Manage采用“一个设计一个系统(ODOS)”的架构,提供一整套全面的新一代企业应用软件(EAS),兼具私有云和公共云服务,主要的解决方案包括CRMPPM(项目管理)、OA (办公自动化)BI(商业智能)、供应商管理、HCMERPO2O等,各个功能模块均建立在同一个平台上,随需启用,数据实时整合并自动关联,全面提升企业管理效率。自20076月份正式推向市场至今,8Manage客户已遍布中国(包括中国内地、香港及台湾地区)、美国、加拿大及新加坡等国家,包括美国洛克西德•马丁公司、首都医疗集团、中国移动、安利、中国自动化集团、清华大学、富士施乐(中国)、加拿大蒙特利尔银行、新加坡地铁公司、卫信科技创新公司、香港和记环球电讯、中联电脑服务公司、台湾金融家等,客户覆盖航天、电信、医疗、高科技、金融以及交通等行业或领域。

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星期一, 01月 4th, 2016 成功案例, 第八管理 没有评论