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高亚科技(广州)有限公司 官方博客

原创

8Manage如何助力多项目管理,突破企业“瓶颈”?

随着经济和技术的不断发展,企业的业务不再单一,更具多元化和复杂化,单纯的手工管理和办公软件工具已经不能满足日益发展的管理需求。这就需要引进一个统一的专业高效管理平台,对多个项目进行集中化的统筹管理!

但是,目前许多企业在面对多项目管理时,常常会出现多个项目管理进度无法有效把控、项目流程跟实际操作不符、项目实际管理信息不透明等难题。因此,特别针对大部分企业管理的情况,我们提出以下两个方面来进行多项目业务的管理:

1、为项目团队制定合适的制度体系和项目流程,为项目推进营保驾护航

多项目最重要的是为企业建立合适的制度体系和项目流程,让每个项目能够自动化的运营,减少项目团队成员的管理压力。

不同于面对单项目时,只需专注单个项目的进度情况即可。多个项目推进更依赖企业流程和体系的健康运行。如何在项目A推进的时候,解决项目BCD的问题?大量案例表明,企业在缺乏技术标准情况下匆匆上马项目,即使多个项目完工,后续的运维工作更是需要面临系统开发技术复杂化、信息孤岛及IT投资重复等问题。

因此,在进行信息化项目建设之初,建立完善的项目管理制度与技术标准,进而规范未来项目的有序开展;在推进项目时,把控进度和质量,为每个项目做好优先排序,方能有条不紊地展开工作。

2、工欲善其事必先利其器,建设完善的项目管理系统

IT项目管理系统可以加固制度、流程及考核要求,真正实现管理落地。项目管理系统的建立有利于构建一个以项目流转为核心的协同运营机制,使得各类项目任务、要求以在供应商、管理者之间有序流转,实现项目任务及时派发、处理及反馈,让各项目组高效协同。

8Manage项目管理系统(PPM)中,有一个中央调度室——项目管理办公室(PMO),这是特别针对多项目管理来进行的系统设计。首先,一个好的系统,需要具备分层次地管理问题。在面临多个项目任务时,我们要懂得分解,先把多个项目进行分解,再把当个项目的从规划到执行再进行分解;再按照企业的交付情况和运营情况,进行有机的组合和执行。

1)、管理与政策

项目框架的管理与政策是每个项目运营的基石。8Manage PMO支持企业按照实际项目环境选择性地设置不同的策略与规则(工时与资源控制、范围控制与阶段预测、费用分类与控制、质量控制、采购控制),可根据企业、项目群和项目的层级灵活调整,自由组合。

2)、项目请求与优先次序

多个项目并行时,一定要进行优先次序的分类管理。齐头并进和平均分配是对每个项目的不公平处理。在8Manage系统中,通过项目请求管理功能来提交整个管理团队,实现相关调查、效益、风险等多个维度进行分析评估,科学合理地安排项目的优先次序,以便推进后续工作进行。

3)、多项目时间管理

时间管理无论在单项目和多项目中也是需要管理者重点把控的因素。尤其在多项目中,由于多个项目的重点事项同时汇总,而时间有限,需要及时把控项目的节点和调控情况进行。

8Manage能自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度,还能自动预警,帮助项目成员及时把握每个项目的进展情况。而且,8Manage 时刻跟踪计划时间的完成情况,而且保留相关数据以便随时查阅。

这个功能虽然看起来简单,但对于项目团队来说,实际上是比较难又必须把控的因素。项目延误意味着赔偿,之前付出的努力就意味着功亏一篑。因此,系统预警和及时通知,是个基本又必要的功能,方便项目成员实时查看和把控,来进行项目工作的推进。

4)、多项目成本管理

项目团队常常会苦恼财务预算该如何同步管理控制?依靠简单Excel表格是很难同时支持统计多项目的成本、支出等财务管理,这就需要系统进行自动汇总和计算。8Manage在项目和项目群里面,不仅可管理当个项目的成本预算,实现实时跟踪和汇总,管理相关订单和合同,收集各种开发票和回款等,还可处理项目群之间的成本分类、成本关联等会计功能。

5)、多项目质量管理

追求工时管理的同时,也要严谨把控质量。由于项目的多样,质量指标的评判不一,借助系统功能,可以有直接制定和统计,进行交付成果的质量监控。更有现状调查、项目仪表盘来进行实时的工作进度展示。

6)、多个项目管理功能

除了上述功能以外,系统还提供以下功能管理:多项目结构化协作、多项目范围与需求管理、多项目依赖管理、多项目沟通管理、多项目资源管理、多项目风险管理的表格等。

最后,8Manage的跨部门、跨站点、跨项目的资源分配及有效跟踪其实际使用率,能够帮助企业打通多个项目,多个职能部门的数据,实现透明化的多项目管理,加强企业对于多项目的集中化管理,提升工作效率的同时,为企业业务赢得新的增长点。

关于8Manage 多项目管理系统的更多信息:

http://www.8manage.cn/pm/pmo.html

星期三, 05月 16th, 2018 IT行业新闻, 原创 没有评论

多项目管理困难多?8Manage为您支招!

软件开发公司的项目管理经理小明,收到这个月新项目开展邮件,加上之前还在推进的4个项目,这是他手上第5个项目!小明除了要跟进项目招投标、参与项目2产品规划、项目3团队会议、项目4设备费用跟进等外,还得参与各种项目会议、费用、人员等分配工作。而在项目成员工作任务中,除兼顾多项目日常工作外,更需担心突发事件处理。因此,小明常常会觉得心有余而力不足!

如今,面对越来越多的项目,越来越复杂的交付环境,多变的项目团队,类似小明的案例多不胜数。作为项目经理,如果不能逐一应对这些问题,出现项目管理失败的机率也将大大提升。如何善用科学的管理工具,提升管理效率和成功率,是其中的关键之一。

项目管理办公室(PMO),主要统筹项目群和项目之间的管理,通过调度和统筹,能够提升多个项目成功率!在多项目管理的环境中,企业及项目管理者如何借助管理助手——项目管理系统有效解决以上问题?8Manage为您逐一支招:

1)、计划与追踪,把控项目时间

时间管理的方法、理论许多,但如何实践到位呢?每个项目在开展初期都会有项目计划推进表、每个时间段对应哪些工作任务,如何验收都会标的出来。如果仅仅把计划做出来,然后分给项目成员,放任管理,项目结果可想而知。其中,管理关键点在于进度监控!

作为项目经理,小明可通过8Manage PMO概览查询每个项目成员在单项目和其他项目的进度情况,在红绿灯和甘特图的提示设置能让人快速明了阶段进展,还可及时查看具体状态问题,从而实现对团队成员的有效监督。

而且,通过对项目时间管理关键时间点,关于项目成果验收(如:产品设计图交付)来进行把控,把大目标分解成小目标来进行,这样就可以按照项目初始计划进行有效落实。

需要注意的是,不是每个项目流程都按计划进行。当项目需求变更时,需要灵活使用项目变更请求,通过改变系统项目中相应的任务、工作指令、解决方案等,来推进后续工作进行。

最后,对于项目成果把控就体现在项目进度绩效方面。系统每完成一个项目计划进度,就会进行绩效指数的统计和输出,从相关的数据里面就可以监控项目的进度和费用。

其实,把握好以上流程就可有效管理项目进度。倘若出现进度与计划不一、需求变更导致项目延后的情况,要懂得及时止损,做好项目时间安排,发现问题,及时解决,让项目平稳过渡到原先的计划流程中来,就可以顺利进行下一部分工作。

2)、及时发现问题,把握项目质量

项目质量的把控涉及关键因素多且复杂,在管理上更需耐心和坚持,在系统上则体现在宏观信息概览和微观功能细节。在8Manage中,“可交付成果”和“依赖”规则十分重要,通过设置与里程碑和实际应用规则的关系,及质量控制和验收的具体要求,在后续的追踪和收付点中,根据规则把握好交付成果,才能把控项目的整体质量情况。

例如,小明在处理这五个项目时,不可能熟知每一个项目的细节和数据。他通过查询8Manage项目2的可交付成果概览时,发现项目2的产品设计图提交后,不符合伊始在规则设置中可交付成果的质量标准。通过追踪发现,原来是产品设计图的某个零件设计尺寸不符合具体情况,需重新找到负责人员设计。针对以上细节问题,小明经理只能够借助项目信息系统,才可在复杂的信息中及时发现问题,牢牢把控住项目质量。而这工作在项目的规则和交付成果标准就提出了严格的要求。

此外,我们还可通过业务地图、业务情况概览、依赖管理等,追根溯源找到每个项目的完成情况、负责人、具体进度和问题,实现有效地监管和追踪。就系统操作和管理上来说,我们可在项目宏观概览上发现问题,通过层层追踪,发现在项目推进的具体细节差错,马上处理,及时止损,从而把握好整体的项目质量。

3)、控制项目成本,合理分配资源

需要注意的是,保障进度和质量同时,要控制项目成本。不控制成本的项目,就是耍流氓,更别说多个项目同时进行!如何把钱花在刀刃上,是考验管理者的财务能力,而记录和汇总分析好每个成本支出,就是管理信息系统的重要功能体现!

在费用控制上,8Manage PMO根据项目的不同和每个项目流程情况进行规则设置(自上而下&自下而上)初始预算,如在后续执行中超过预算,需进行审批和说明情况。在项目实行时,要及时追踪费用情况和与PMO层预算偏差,根据费用等标准来进行有效干预。

现在,还是小明经理负责这五个项目,但每个项目都需要用钱,成员都希望预算多,甚至在争取预算后,后续还出现超支情况,这该怎么处理?在做好每个项目预算后,小明经理可通过费用概览来查看每个项目团队的费用情况,发现偏差比较大的,应及时干预和沟通,也可参考工时表来对比项目的进度和资源在项目中实际使用的情况。如有超支情况严重的,需要负责人员作出相关说明和提出相应的解决方案。

如果说工具是人类社会的巨大发明,那么项目管理系统就是现代企业管理的高效管理利器。对于小明经理来说,五个项目的同时进行,就已经焦头烂额了,更何况那些需要面对上十个百个项目的企业管理者和项目团队人员。高科技信息时代,数据的共享和融合,技术的发展和创新,极大地提高了信息的准确率和传递效率,也增加了项目绩效的透明度和项目人员的责任心,也为小明经理的多项目推进构建了良好的信息基础。

现代企业运营,需要的不仅仅是管理者的智慧和能力,更需要借助高科技的技术!8Manage 项目管理解决方案具备项目管理所需的全面功能,其中PMO更是针对性地解决企业在面对多项目管理时的难题,利用贴合现代项目管理思维的管理工具,学会抓重点地处理项目问题,方能知己知彼,百战不殆,才能在复杂且激烈的市场竞争中存活下来!

关于8Manage PMO项目管理系统的更多信息:http://www.8manage.cn/pm/pmo.html

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星期三, 04月 4th, 2018 IT行业新闻, 原创, 第八管理 没有评论

8Manage:智能合约能为企业管理带来什么价值?

【导读】合约是商业交易的命脉。在商业中,无论是市场营销、销售、服务还是法律,合约对于定义双方关系和巩固商业交易是非常有用且必要的。随着区块链技术普及,智能合约为人熟知,那么新时代下,智能合约会如何助力企业现代化管理?又会产生什么影响呢?

根据Aberdeen Group的数据显示,顶级优秀的销售公司会116%的可能创建一个正式流程来简化销售合约工作流。当Aberdeen Group对是否具有销售合约管理流程的公司的关键销售KPIs时发现:有合约管理流程公司的平均销售周期比没有合约管理流程的低绩效公司快一个月。由此可见,合约在现代商业交易的重要性!

对于传统企业来说,合约在签约、交付、退货纠纷等关键环节,才会显示出重要的作用。因此,一般企业都缺少对合约的日常管理与监督。近几年,随着经济项目的不断扩大和复杂化,人们对于能够进行全方位合同管理的企业软件需求日渐增加。而传统管理软件一般是只有纸质版的留档记录、发送、电子签约等基本功能,这对于承接大量项目的现代企业来说,是远远不能满足的!

区块链

区块链

举例来说,一个建筑项目承包商常常会面临多个甚至几十个项目的同时进行,而建筑项目承包又涉及采购、设计、施工、验收等各个方面上百个小项目的合同。如果按照传统合同处理方式,简单留档和查询,就无法监测到日常合约的执行进度等相关项目情况。要知道,管理者及时把握项目进度,避免企业承担不必要的损失,也是对项目、公司的负责。

区块链的智能合约

智能合约,在上世纪末就被提出,但直到区块链技术发展才被现在的社会群众所熟悉。从概念上来说,智能合约是一种用计算机语言取代法律语言去记录条款的合约,它可以由一个计算系统自动执行。如果区块链是一个数据库,那么智能合约就是能够使区块链技术应用到现实当中的应用层。

我们知道,传统合同跟执行合同的计算机技术是没有直接联系,但在采用区块链技术的系统中,预设编好的条件被触发时,智能合约就会执行用计算机代码形式编写的合同条款。因此,智能合约的应用被认为能够直接降低签订合约、执行和监管方面的成本。这对于企业来说是极大的利好,也是技术推动管理改革的新里程。

8Manage智能合约管理

8Manage作为采用区块链应用模式的先进企业管理系统,更是具备智能合约完善的系统功能。在8Manage系统(项目管理系统、采购管理系统、CRM系统等),企业可以通过以下三个方面来执行智能合约管理:

1、 涵盖整个合同的全流程管理

8Manage合约管理包括合约生成与审批;交易内容(产品、服务及报价等);交付及服务水平协议管理;采购及付款管理;成本预算、实际花费及利润管理;付款条件、发票及收款管理;收入确认、利润及管理会计;续约管理等八大功能,能够实现实时的财务核算和项目进度监控。

而且,还会针对采购、销售合同等不同类型的合同,进行供应商或者客户的相关群体关联,从而生成相对应的采购和销售计划等实际操作。更重要的是,计划还能连接相应的财务款项,实现自动的款项处理。

在智能订单和合同中,需要手动转换货币和手动计算结算的应用系统是不适用的。8Manage合约管理不仅可以自动结算,快速高效的处理相关合约和结算情况,还设置提醒功能,保障款项的处理进度推进。而且,对于跨国性的业务,还能实现多货币多语言的交易流程。这不仅能够加快业务的顺利进行,还能够降低成本,改善企业的内部实际运营。

企业管理软件

企业管理软件

2、合同及项目一体化

如上所说,智能合约是能够执行合约条款的,那么具体在现实中是如何体现的呢?答案就是:合同与项目一体化,这也是8Manage智能合约的核心技术体现。以合同为项目推进的主线轴,通过对合同的动态管理,实现合同及项目从提议到结束整个周期的一体化管理,包括:

1) 报价与方案、统一管理;

2) 合同与项目执行管理;

3) 里程碑完成情况与服务水平协议监控;

4) 变更请求与影响追踪、成本、收入及利润管理款条件;

5) 收款&发票管理、客户满意度及续约管理。

通过实现合同与项目的联动,实现数据和成果的互联互通。简单的来说,就是8Manage 支持1个合同代表1个或多个项目,而每个项目的成本预算、内容执行、交付成果等必须取自合同,有理有据,可计划、执行和查询,而且还能保障可靠性和安全性,不因部分操作删除而丢失数据(基于区块链技术)。

企业管理软件

企业管理软件

3、直通式管理

不同于市面上其他企业管理软件,由于8Manage基于“一个设计,一个系统”的理念来设计,每个模块之间,如客户关系管理、采购管理、项目管理等模块数据互通,实时更新,也可对接不同系统接口,实现数据互通互联,实现全面的直通式管理。

针对不同行业,合约管理需求不一,涵盖功能也不同,有针对建筑行业、人力资源行业的合约管理,也有针对采购、财务功能的合约管理。因此,针对不同行业不同功能需求时,合约管理的解决方案就应该有所不同。8Manage的合约管理,在高亚科技的十几年对各个行业的耕耘和实践中,能够针对不同行业提出合理完善的解决方案,帮助企业实现智能合约管理!

高亚科技由Stephen Law于2004年创立,专注于企业管理软件开发,致力于为企业提供企业管理软件等一体化解决方案。公司旗下产品分别为客户管理CRM、项目管理PM、采购管理SPM、人力资源管理HCM、eCommerce与O2O、财务管理、办公自动化OA、一体化管理FAS等系统,拥有着一支经验丰富和专业的销售顾问团队为客户提供专业化的企业管理服务。至今,客户遍布中国(含中国内地、港澳台地区)、美国、加拿大及东南亚等国家,涉及航天、电信、医疗、高科技、金融以及交通等行业/领域。

关于8Manage和区块链的更多信息:http://www.8manage.cn/company/profile.html

星期四, 03月 22nd, 2018 IT行业新闻, 原创 没有评论

8Manage:数据安全,企业新时代的护航利器

数据安全,是个老生常谈的话题,但是安全往往是在危险的时候方能体现出来,因此,这也是很容易被人们所忽略的部分。2017年,数据安全事件更是屡屡登上头条,除了个人信息的数据泄露之外,还有网络病毒造成的全球网络瘫痪,经济损失不计其数。

企业在融入互联网时代中,应该如何利用信息技术的力量来保障自己的权益,保障自己的业务在借用科技力量的同时,不被攻击造成的数据丢失呢?

企业管理系统

在选择企业内部使用工具的时候,我们常常需要会考虑到功能的丰富性、数据容量的大小、使用的便捷性等等方面,其实对于企业而言,最基本也是最重要的考虑的就是数据的安全性问题,否则数据一丢失,就意味着许多业务上的努力付诸东流。在管理信息系统,深耕多年的8Manage系统在系统安全性及可靠性中,提出了许多解决方案:

1、网络安全

8Manage 使用 HTTPS 安全传输协议,来保障网络间的通讯安全。HTTPS 是一个被广泛应用于移动互联网的成熟技术,使用 HTTPS 后,网络间通讯的数据会被传输层安全性(TLS)或安全套接字层(SSL)进行加密。同时,设备地址访问控制被企业用于控制哪些 IP 地址、网段,或者防火墙控制的设备可以访问系统,加强了安全性的管控。

2、身份验证

8Manage 支持不同类型的安全令牌加密码的双因授权模式。如果一个伪访者没有安全令牌, 即使他设陷阱偷了密码仍是不能通过系统的身份验证,又或者你丢失了你的安全令牌被别人捡到,捡到的人因不知你的密码,仍是不能通过系统的身份验证,所以双因授权提供了一个额外的保障。

而且,8Manage 支持多种接口的单点登录,例如:Windows Active Domain, CAS, Open AM 和 Oracle OAM 等,而每个不同的单点登录亦支持安全验证。同时,8Manage 还内置了第三方授权接口,为企业的安全把好了第一道防线。

3、密码安全管理

8Manage 允许系统管理员跟据其机构情况和需要,而设定以下密码安全措施:用户首次登录必须修改密码、强制用户定期更换密码等等,十分严谨。

企业管理系统

4、职责分离

对系统功能和数据进行控制的关键之一是职责分离。8Manage 支持系统进行职责分离,并提供基于角色的访问控制(RBAC)来控制权限和/或授权的访问。

例如:两个不同部门的经理可能需要相同的系统功能访问权限,但不同的数据访问权限(例如:A 部门的经理需要访问A部门的数据,B 部门的经理需要访问B部门的数据),8Manage 支持系统功能与数据的访问权限分离(例如:经理 A 和经理 B 有相同的系统功能访问权限但是有不同的数据访问权限)。

5、审计跟踪

8Manage 提供审计跟踪服务,它将按顺序详细记录用户在系统的操作。审计跟踪服务除了可以记录系统中所有操作、交互和事务外等等。

6、数据加密

8Manage 亦使用 64 位 DES 算法去加密每个用户上传到系统的附件的文件名及其内容。

7、可靠性

8Manage 支持以下级别的数据恢复:数据备份与重建、双机热备、灾难恢复,即使发生系统崩溃时,它将最大程度地提高系统的可用性,并尽可能减少数据丢失的可能性。

总的来说,8Manage 支持 N 层架构,允许防火墙检测数据包并过滤异常应用程序,以保障服务器免受恶意程序入侵。8Manage 使用 HTTPS 安全传输协议并支持双因身份验证(2FA),根据角色对功能和数据进行授权,使用多种不同的算法对数据加密并提供审计跟踪机制来记录用户操作,主动检测异常行为并发出警告通知管理人员。

在网络数据安全方面,8Manage在提供多功能全方位的服务同时,还加强系统的全方面防卫能力,全力保障企业的实际经营利益。

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星期三, 03月 7th, 2018 原创 没有评论

项目管理工具如何实现管理效益最大化?

一、什么是项目管理

项目可以说无处不在,让一件事情有始有终就是一个项目管理,不管这件事情有多大或者多小,只要能够在复杂多变的环境中坚持最初的目标,并克服困难达成,便是一个成功的项目。美国项目管理专业资质认证委员会主席曾经说过:在当今社会中一切都是项目,一切都将成为项目。项目管理内容包括项目进度、范围、目标、成本、相关责任人、时间等。

项目管理系统

二、项目管理的好处

1.提高项目实时能见度,提高项目实施成功率

2.项目实施过程中,可根据项目实际情况改进和协调控制项目
3.项目目标方向明确,提高项目成员的工作责任心
4.跟进项目进度,控制项目实施进度,确保项目如期甚至提前完成
5.资源实时跟进,避免浪费,提高资源利用率,控制项目成本

6.实时跟进项目质量、安全,规避项目风险,提高项目实施成功率

于项目管理而言,最终的结果能不能达到预期的目标,关系到客户的满意度及项目的交付,对项目实施活动的每一个步骤都是至关重要的。

三、项目管理工具的作用

项目管理工具是指运用专门的项目管理软件系统,实现在有限的资源条件下,对项目进行全部的管控管理,使其最终按时按质完成,让企业获得更高的利润。

所谓“工欲善其事必先利其器”,要实现项目高效化管理,一个适合企业使用的项目管理系统是非常重要的,项目管理工具能够让项目管理清晰、高效、实时、精确,让项目管理者事半功倍,掌握项目的最新进度,管控项目进度及质量,并且,通过项目管理工具的统一管理,可实现一个系统同时管控多个项目,实现项目群或者项目组合管理,有效提升企业项目管理效率。

四:项目管理工具的选择条件

俗话说:适合的就是最好的。这句话应用在项目管理系统的甄选上同样合适,因此,企业选择项目管理工具时,首先要清楚企业对项目管理工具的需求,希望系统能实现什么功能,为企业项目管理带来怎样的效果,对系统的依赖深浅度,等,都是企业在甄选项目管理工具时应该了解的,知己知彼才能百战不殆,了解自身的需求,了解供应商的系统功能及技术团队和后期服务情况,甄选合适的供应商。

项目管理系统

五:业务项目一体化管理的8Manage项目管理系统

8Manage项目管理系统以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控,系统集合了移动互联网和J2EE技术,可实现企业与客户方的实时链接,并支持企业内部之间的数据传递和分析、企业内部和外部之间的关键交互和沟通,可实现“动态管理、实时共享”的项目管理状态,解决企业项目管理中因信息滞后导致的项目失败的问题,有效提升企业项目管控的能力。

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星期二, 02月 27th, 2018 原创 没有评论

如何提高企业研发项目管理效能?

背景

近年来,中国经济发展迅速,市场产品更新换代快,企业想在日渐激烈的市场中赢得一席之地,就需要在竞争对手之前推出新产品,以保持企业市场的领先地位。

新品研发的窘境

1、客户与订单增多,项目与客户难以实现一对一的跟踪和反馈

2、新品研发项目增多,靠人工管理难以统筹项目实际进展情况

3、研发人员效率和绩效难以考核及管理,人员分配和利用率不佳

4、对项目研发过程中潜在的问题后知后觉,难以及时处理,影响研发进度。

研发项目管理系统

8Manage研发项目管理解决方案

1、项目与业务打通,实现项目-客户一对一管理

8Manage研发项目管理系统支持外部用户(比如说客户、合作伙伴、供应商)和现场服务人员共同参与,将客户融入到研发项目当中,可更准确判断客户的需求,进而提高产品的可用性、可操作性、可靠性、可维护性和服务性。此外,8Manage还可实时追踪每个需求活动客户和操作人员的参与度和百分比,并实时高亮反应在需求列表中。实现研发人员与客户高效的协作与沟通。

2、“动态化管理”项目全过程

8Manage系统支持项目组合与项目策略管理,系统不仅能实现单个项目管理所需的全部功能,还能根据每个单个项目的信息实时、自动聚合,实现项目组合或多项目管理,确保数据实时高效性和准确性,提高多项目管理效益。这样一来,企业同期开展的项目再多,也能通过8Manage后台实现一站式管理,即使同期开展的项目再多,也确保每一个项目都如期进行。

3、责任分配到个人,提高人才管理效益

8Manage系统基于先进的WBS/OSB/FBS架构,所有数据是实时、精确更新传递的,当项目出现问题时,可在第一时间追寻到责任人,可有效避免员工找借口推卸责任的问题,提高员工工作的责任心。

4、问题/风险预知,防患于未然

8Manage能自动检测各种系统性问题/风险及其影响,用户可根据管理需要自定义风险并跟踪风险从开始到结束的全过程,归类并评估每一个风险的严重性,以便项目相关人员快速发现并确定行之有效的解决方案避免风险。

8Manage在研发项目管理这一块,有众多的成功案例,像松下•万宝、东莞沃德、花安堂等等都是应用了8Manage研发项目管理系统,以全面管控企业项目工作的进度、质量、费用各方面的工作情况,全方位提升企业项目管理效率。

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星期三, 02月 7th, 2018 原创 没有评论

索信达携手8Manage,打造项目管理系统信息化体系

【导语】金融大数据已逐渐成为行业潮流,作为金融大数据应用提供商,深圳索信达企业为了实现业务和研发项目的多重管理需求,决定引入8Manage项目管理系统,提高项目管控能力和工作效率,从而提高企业的核心竞争力。

大数据在颠覆传统行业的发展,而金融行业作为数据的聚集地,更是大数据时代的重要应用领域。金融大数据的热潮早已成为从理论界到企业界、资本界的讨论热点。

作为金融大数据应用提供商,深圳索信达数据技术股份有限公司(以下简称“索信达”)成立于2004年,专注为银行、保险、证券等金融机构,提供以大数据业务场景应用为核心导向的咨询及解决方案服务、人工智能和数据管理软件与技术服务。近年来,伴随着大数据业务急速增长,更是涉及金融行业的智能营销、智能风控、智能决策等多个领域。

项目管理系统

索信达在项目管理系统的建设上,目前是基于OA办公平台上搭建项目管理业务模块。近年来伴随着业务的飞速发展,索信达内部对业务项目的管理要求趋于严格和规范化,尤其需要借助更为先进的软件平台,来满足业务项目管理领域的提升和革新。但是,目前IT建设仍没有一套完整项目管理系统,来跟踪与提升工作效率和质量。

因此,希望在现有的信息化基础上,搭建起一个高质量、高效率,可适应发展需要的全生命周期的项目管理系统,提高企业对于项目管控能力和工作效率,从而提高整体业的核心竞争力。

针对目前业务的发展需求与企业内部的信息化状况,索信达提出了以下的需求:

1、建设统一项目及研发管理平台,实现项目及研发全生命周期管理及“过程透明化”

要提供统一的可配置的项目及研发管理平台,实现项目全过程跟踪和管理。系统需支持多项目信息汇总,在组织级层面全面跟踪项目的需求、进度、质量和成本等,为高层监督和调控全局项目提供直观管理手段。具体来说,系统需要做到:

a让项目及研发团队能在组织级层面,全面跟踪项目的需求、进度、质量和成本;

b全面贯通项目的需求、计划、开发和测试;

c为高层领导提供多项目信息的全局视图,帮助宏观监督和调控多个项目并提供直观的管理手段。

2、有效降低项目成本和风险,提高利润率。

3、项目管理系统能够具备领先技术水平的同时,具备规范性、开放性、先进性、实用性、可靠性、扩展性、安全性等性能,需要结合企业的实际状况,实现高可用性、扩充性好的系统管理服务。

项目管理系统

在深入了解索信达的项目管理需求之后,8Manage 为索信达设计一套完善的项目管理解决方案,运用8Manage PPM(项目管理系统)实现相应的项目功能与流程。借助8Manage 项目管理系统,索信达将优化整个项目管理流程:

1.利用8Manage 项目管理系统搭建一个项目管理平台,实现业务与研发项目的共同管理。特别是在业务项目管理方面:8Manage能够内设范围、时间、费用、质量、沟通等9大管理功能,帮助企业管理客户、合同、项目、资源、活动、采购、交付、成本及收款等业务需求。特别是针对合同管理方面,由于索信达有较大的需求,而且8Manage的合同及项目一体化可以通过对客户合同的管理,实现合同履约与利润的过程,同时也满足目前中国证券部门对于审计把控企业合同管理的新要求。

2.项目管理内部设有收入与成本管理,帮助企业全面有效地管理所有项目活动(包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本、各项项目费用、采购订单、开票与回款等)收入和成本,并实时跟踪与更新。项目系统还设有风险管理,能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划、成本、资源以及质量的风险,能根据现有影响自动推测最终影响,把控风险。通过成本和风险的把控,提升项目利润率和成功率。

3. 8Manage 项目管理系统具备索信达对于系统功能、性能的需求,能够实现与企业其他模块,如:CRM、财务等系统联动性,而且能够根据企业日后发展情况进行二次开发,实用性强。

经过深入交流和完整的产品演示,索信达发现8Manage 项目管理系统功能全面、需求匹配度高,能够充分满足企业整个项目管理需求,且服务团队具有丰富的实施经验,是一款成熟的信息化管理系统。通过8Manage 项目管理系统,索信达将提高项目运转效率,让整个项目流程更加规范化、流程化。通过整合相关的资料与资源,实现实时的数据更新和共享,实现内部项目管理电子化和标准化,为企业的信息化管理打下坚实的基础。

关于项目管理系统的更多信息:http://www.8manage.cn/pm/technology.html

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星期三, 01月 31st, 2018 原创 没有评论

采购与供应商管理:如何突破传统模式?

近年来,传统企业转型升级之路可谓风潮涌动。在“互联网+”的政策指导下,传统企业纷纷踏上“互联网+”转型的道路。

传统采购与供应商管理

传统企业采购与供应商,不仅工作耗时长、工作量大,还是一个复杂又繁琐的过程。采购订单下来后,需要找到相应的供应商,了解各供应商的价格、产品质量、规格、品种、包装、货运、时间等等,然后多家对比、谈判,最终签订合同,下单购买,跟踪物流及签收验货退货等。

传统采购与供应商管理,不仅工作量大,流程复杂,采购过程也不公开。除了难以找到性价比高的供应商之外,还难以避免采购过程的暗箱操作,增加企业采购成本,不利于企业的发展。

“互联网+”时代的采购与供应商管理

采购管理系统是“互联网+”时代采购与供应商管理的手段,从采购申请、供应商筛选、采购订单、合同签订、物流跟踪、进料检验、仓库收料、采购退货、发票处理等全过程实现互联网化,对采购和供应商进行全面、高效的控制和跟踪,实现企业采购与供应商管理的高效化。

传统采购VS采购与供应商管理系统

1、供应商选择

传统采购供应商选择只能人工查找、筛选,一般只有三五家供应商供给选择,并且供应商资料不够完善,查找工作量大,一般都是锁定几家,来回采购。狭窄了供应商的可选择范围,也难以找到性价比高的供应商。现代化采购管理系统,比如8Manage采购与供应商管理系统,可实现公开招募与资格预审,细分供应商,并对供应商实现信息管理、资质审核管理、交付质量管理、绩效管理等,有效扩大了供应商的可选择范围,同时提高了供应商的筛选效率,快速、准确找到适合的供应商,提高供应商管理效率。并且,8Manage系统还能根据供应商的服务情况进行优胜劣汰,及时引进性价比高的供应商并淘汰劣质供应商。

2、订单异常管理

当采购订单出现异常时,传统采购往往会手忙脚乱,没有可替代的方案,造成原料供应不及时,给企业带来损失。8Manage采购管理系统可实现从采购申请到采购完成的整个过程管理,当采购的任何一个订单出现问题时,系统可及时反馈实际情况,自动跟踪变更请求与解决方案,采购管理者可在订单出现异常时,第一时间知晓并寻求解决方案,确保采购产品的正常供给。

3、采购成本管理

严格控制和管理采购成本才能获得战略性的竞争优势,传统采购需人为计算并整理,难以避免人为数据出错,并且传统采购供应商可选择范围窄,难以寻求性价比高的产品。8Manage系统可自动计算每个产品的成本并自动生成采购需求,可实现基准价货币多家,并自动计算BOM的采购成本,系统自动获取生效的报价信息统计预测的采购成本,生成相应的报表,所有采购账目实时汇总,一目了然。

8Manage采购管理系统是通过自动化战略寻源的过程实现智能采购并提升谈判效力的,可有效解决人为干预引起的保密性问题,实现采购活动的自动化、高效化、高质化。

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星期三, 01月 24th, 2018 原创 没有评论

8Manage:聚焦研发企业利器——研发项目管理

【导读】研发是企业保持核心竞争力的基石。那么对于研发企业来说,如何计划研发项目目标、保障项目的稳定运行,如何分配人才、资源,把控项目成本呢?这些一系列问题摆在管理者面前!引入8Manage研发项目管理系统,是保障研发项目的高效运行的有力武器!

如果你现在是一名程序员,上司下发一个研发项目,那你会如何开展工作呢?有人会马上组织项目组热火朝天开干,分配任务—敲代码、改代码—调试程序—找出并修改bug—任务完成,但是一经检查发现问题一大推、逻辑混乱,产品根本无法推向市场!同一件事,不同目标,不同人,不同处理方式,就会出来不同结果,而成就优秀的项目结果就是项目管理的真正价值所在!

当今社会,项目研发作为科技企业的核心竞争力,也是科技企业较为常见的一种项目方式。新研发的产品可替代原有旧产品,从质量、性能方面全面超越,通过创新达到成本的降低和技术的突破。对研发的产品来说,更新换代的速度只增不减,这也是目前为什么市面上的科技产品(如:手机1.0/2.0/3.0等版本的系列)更新的原因!每推出一款新系列产品,意味着企业在不断成长与发展。高效的研发项目管理,才能促进研发项目成功。

研发项目管理系统

在日常IT研发项目管理的咨询案例中,我们常常会收到以下的管理需求:

1、管理研发项目立项、过程管理、结项等全过程,重点把握进度、时间、成本,变更管理、目标管理、资源管理、项目分解与关联、任务分配、进度汇报、评审等相关内容;

2、合同管理、文档评审管理(最好有版本管理和检索),能够自动生成项目进度报告;

3、同时支持本地部署(公司内网)和在线(外网)部署;

4、其他需求:实现项目团队管理、内部系统对接等等。

当然,客户的需求往往会针对实际面临的情况而有所不同,但是我们发现科技企业会重点关注研发管理系统的以下三大方面:

一、目标管理 VS 8Manage需求管理

研发项目的目标相当于一场马拉松的终点,没有终点,一切工作都是徒劳的。研发项目目标需要的不仅是高瞻远瞩的眼光,更需要做到具备现实可行性。而且,在研发项目过程中,当遇到无法突破的难题时,适当调整目标有利于突破项目困境。因此,研发项目的目标管理是贯穿项目的全过程。很多时候,研发项目并不能100%达到目标,这就需要项目管理者清楚认识到项目80%完整与20%完整的不同情况,充分把控产品的市场潜力和上市机会。

研发项目管理系统

在8Manage研发项目管理系统中,我们针对技术开发、业务资源及市场营销的信息进行三位一体的需求管理矩阵,让所有的利益相关者查看研发项目的所有需求、需求和活动的关联性和影响,尽早地发现差异以采取应对措施。对于需求变更,系统提供了关联性的视图概览,关于变更需求会造成什么影响,如何影响,这些都能够帮助项目人员做好准确有效的决策。而且,所有需求提出、变更及人员操作都能在系统中实时记录和更新,方便实时查阅。

二、流程管理 VS 8Manage时间、进度、业务资源及质量管理

研发项目一般分为六个阶段进行,如:概念阶段、计划阶段、开发阶段、验证阶段、发布阶段、生命周期管理阶段,研发项目管理就需要对每个阶段实行结构化流程指导,加强成员对产品研发总体情况了解的同时,也能让负责相关阶段的成员了解研发活动的具体情况。

需要说明一点的是,流程管理不仅指过程管理,还涵盖项目初始阶段的概念、计划管理,很多科技企业由于在项目上线的前期准备不足,产品定义模糊、方案不具体就进入开发和验证阶段,使开发和验证阶段周期加长,从而导致整个项目开发周期加长。而引入8Manage研发项目管理系统,则可以解决这方面的问题,因为,在目标管理方面就为下一步工作开展埋下良好的基石。

针对流程管理,8Manage研发项目管理系统还特地针对就时间、进度、业务资源、质量管理等四大功能进行深入研发和设置。

在时间、进度管理上,把握好每个节点是需要高效管理工具的帮助,就像闹钟一样,即使提醒进度节点,能够保证每个流程准点率,从而把控好整体项目的运行周期。8Manage 还能自动跟踪每个研发项目活动与可交付成果的时间、进度,如果中途延误还能出现红灯和预警信息进行汇报。而且,8Manage内嵌评审和验收机制是可监控每个可交付成果的质量,明确制作者和评审者的权责,实现研发项目端到端的管理,可真正提高研发项目的管理效率和成功率。

而在业务资源管理上,研发管理系统做到对项目整体的成本把握是十分重要。因为项目所涉及的流程繁琐、涉及部门广,每个流程产生的费用,如果没有相应的系统管理,就不能保障资金能否得到有效的运用。8Manage能帮助企业全面有效地管理项目层及活动层收入和成本的预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同、项目工时成本、各项项目费用、采购订单、开票与回款等。同时,在针对特定的项目收入与成本的核算中,还有设置如根据工时表自动计算项目人工成本、根据采购订单与合同自动计算采购成本等12个功能,环环紧扣,让管理者能够随时获取研发项目的最新财务信息。

研发项目管理系统

通过流程与业务资源的管理后,研发项目需要接受质量管理,其中包括管理产品的可用性、可操作性、可靠性、可维护性和可服务性,产品的进出准则以及整个开发过程中每一个子流程的执行情况。而8Manage能够提供全面严谨的质量标准评估功能,帮助项目经理有效地制定研发项目的质量衡量标准、设置不同的检查与审批,以更好地控制项目可交付成果的质量。

同时,在8Manage研发项目管理系统中还设置电子文档管理系统,支持浏览各种不同类型的文档(如 CAD, CAM 等)和文档的检入、检出管理、版本控制、全文检索与知识管理。而且,系统中服务管理模块能够支持产品服务管理,为客户及服务工程师提供维修与维护服务的支持信息。

3、组织管理 VS 8Manage项目成员、人才沟通等管理

如果说流程管理是项目成功的制度保障,那么组织管理就是项目的动力来源。如何驱动一个研发项目的进行?问题的关键就在项目成员的运用!

在研发项目成员的组成中,我们不应该仅仅考虑内部员工,在当今消费模式、消费者表达方式多样的扁平化时代中,研发驱动需要及时了解市场需求。因此,客户在项目初始阶段参与也是项目成功的关键。8Manage研发项目管理能够支持外部用户(客户、合作伙伴、供应商)和现场服务人员,都作为项目团队成员参与到研发项目当中,让他们在项目中充当不同角色,例如:需求的来源者、产品设计评审员或产品评估者。客户、合作伙伴和供应商都可以贡献他们的行业知识与经验,以使产品更快更易被市场接受。

除此之外,8Manage研发项目管理系统会针对项目团队内部人员,进行项目角色(如:领域专家、产品专家、工程师)与技能匹配的考察,除对每个项目成员能力、经验了解外,还会权责的划分。通过技能差异的检测,判断项目在人才方面能否实现技术可行性,这在IT研发项目中是特别需要重视的环节。因为技术对于一个项目的推行起着关键性的作用,加大这方面技能的匹配,能够给项目的推进保驾护航,减低风险。同时,系统还可通过自动发送匿名电子现状调查给项目内外部相关人员,充分了解他们对项目计划信心程度、管理能力、技术可行性、产品可操作性及市场认可度,在充足信息的基础上,方能对研发工作进行开展。

研发项目管理系统

需要关注的是,研发项目涉及的不仅是研发部,更有财务部、市场部、人力资源部等等,这需要建立企业跨部门、业务的沟通。在研发项目管理中,沟通意味资源的分配、流程的把控,有效的沟通能够促进研发项目的高效运行。在8Manage系统中,即时聊天功能、研讨论坛、自动生成与递交每周进展报告等智能机制,在实现项目团队高效沟通上起着重要作用。

回到最初的问题,如果现在的你还是面临同一个研发项目,你还会像开头那样开展工作吗?眼光还会局限于传统的管理工具和思维方式吗?在科技的历史上,企业因为一个项目流产而破产的案例比比皆是,可谓是“一荣俱荣,一损俱损”,项目管理的发展不过几十年,研发项目管理更是短暂。因此,我们需要重点关注研发项目管理,毕竟现代的企业管理理论强调风险把控,而在研发项目中能够做到重点问题重点分析、动态化及一体化管理,是有利于企业更好地把控研发项目整体,实现利润的持续增长。关注研发项目管理,关注研发项目信息系统,也是关注企业的未来发展!

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星期二, 01月 16th, 2018 原创 没有评论

什么是业务项目管理?8Manage PPM诠释新企业管理模式

【导读】随着近年来商业模式不断创新,供应链管理理念普及,业务流程间的联系开始日益紧密,人们开始关注如何把业务管理结合项目管理来进行有效管理运作!而业务项目管理的理念也开始应运而生,8Manage PPM走入企业管理者的视野!

项目管理经过多年的发展,涵盖许多不同的细分模块,如:业务、技术、研发等。其中,业务项目管理是目前许多公司的关注需求点。但是,由于业务所涉及的模块功能多、数据繁杂,为了规范业务类项目的运作过程,许多企业都会引入和制定相关的业务项目流程和规章制度,来加强对项目管理和操作的控制,掌握项目的进程和客户的需求。

但是,传统的统计工具并不能满足日益增长的业务发展。为此,8Manage PPM(项目管理系统)针对企业业务的需求,结合多年的项目管理系统落地经验,进行深度的探索与研发,特别是针对于在企业项目管理中项目型的收入/交付,比如:事件营销、基建工程、专业服务、业务运营、 OEM(代工生产)、BPO(业务流程外包)/ITO信息技术外包)等项目。8Manage 业务项目管理不仅能帮助用户管理客户、合同、项目、资源、活动、采购、交付、成本及收款等,还能最大化实现业务自动化及第一时间知道项目进度,掌握每个延误/问题的影响及原因,实现项目的整体化管理。

在众多的咨询业务项目管理案例中,我们发现大部分企业会重点关注以下三个方面,这也是8Manage业务项目管理的核心内容:

1、基于合同及项目一体化的管理,掌握管理核心

合同管理是项目管理的核心,也是贯穿于项目管理的全过程。合同管理任务不仅复杂、繁重,还需要专业的管理人员和技能。所有项目管理的内容,无论是在合同签订前:对招标文件的分析、审核,工程合同的策划,工程预算、报价、合同探班和合同签订、保留等,还是在合同签订后,项目管理工作中:对合同内容的工作执行、实际情况的追踪、合同变更管理以及后期的索赔或反索赔工作等内容,都是需要整合管理的。这也是为什么许多企业会重点关注的原因!他们不满足于利用日常的表单等传统统计工具来进行人工统计等日常管理,希望可以引入信息化系统,通过在项目管理中,进行合同的分类、系统管理,实现可实时查看调阅,来掌握和监督整个业务项目的进行。

同时, 8Manage业务项目管理针对合同管理专门设置专门的功能模块,支持合同及项目从提议到结束的整个周期的一体管理。其中,涵盖以下6大项目流程(提案/报价、签订合同、项目管理、交付管理、客户满意度管理、续约管理)的合同管理:

(1) 报价与方案统一管理

(2) 合同与项目执行管理

(3) 里程碑完成情况与服务水平协议监控

(4) 变更请求与影响追踪、成本、收入及利润管理款条件

(5) 收款及发票管理及客户满意度及续约管理

而且,8Manage业务项目管理不是每个流程单独管理,而是实行合同与项目的实时互连互通,例如:项目成本会直接影响到合同的成本及利润,又或者项目的交付会直接影响到合同的收款及收入确认。这就要求项目管理者在每个流程都要充分的了解和把握项目的实施情况,通过调整项目的实施方法来改变结果,同时项目的实施结果也会通过系统实时反馈,从而达到一种良好的互通状态。

除了宏观管理之外,8Manage业务项目管理还在合同管理的功能方面,设置销售与采购合同的分类管理。除了都具备主合同和自合同互相关联、自动处理相关的交付任务之外,针对销售合同,系统能与客户及商机关联,可由商机直接生成,而采购合同则能够连上供应商及采购计划,实现联通管理。

2、以客户关系管理、供应商及采购管理为重点,实现联动管理一体化

在业务项目管理的两端,分别是客户和供应商,这也意味着,需要实行客户关系管理、供应商及采购管理,那么在业务项目管理,这两端管理又会有怎么样的不同之处呢?

客户关系管理也是业务项目管理的重要组成部分。在项目管理初期,构建和维护完整的客户信息库,有助于后面项目的组织、指挥、协调、控制和评价。我们知道,项目管理不同于专门的服务客户关系部门,是由各个部门人员组成的专业项目团队进行。所以,在业务项目管理中,团队会更为关注客户关系对于整体业务项目管理的影响和效果,也会在项目实施的过程中根据具体的实施情况,来调整客户管理的策略和方法。

8Manage业务项目管理,我们可以使用到以下客户管理的功能:

(1) 客户组织架构及联系人信息

(2) 财务摘要及信用记录

(3) 客户感兴趣的主题/产品与活动

(4) 推荐与向上及交叉销售的信息

(5) 商机、沟通及结果

(6) 历史报价、交易及交付信息

(7) 客户满意度

(8) 应收款、发票与已收款信息

不同于客户管理的利润最大化,在前端的供应商及采购管理要实现成本的最优化,做好成本和产品质量的相互平衡。基于合同管理的核心,在采购的整个流程中,都会考虑整体的项目成本与规划。通过实施科学规范的采购流程:供应商招募及自动的资格预审——供应商信息、产品/服务类型分类及分级别——供应商资格审核——采购计划及请求管理——报价及比价管理——采购订单管理——交付及质量管理——付款及发票管理——供应商KPI及绩效评估管理,来挑选合适优质的供应商,实现长期合作的共赢模式。

3、把控成本管理,实现效益最大化

在关注业务、客户关系、采购管理中,很多人会顾此失彼,容易放松对于财务的把控,而财务又恰恰是整个项目能够健康高效运行的有力保障,没有利润的买卖是无法支撑整个项目的持续运行!

因此,8Manage业务项目管理通过实时管理会计、收入管理、损益管理来把控项目的整体财务状况。那么,如何做到实时管理会计呢?8Manage通过提供多层次的预算、实际收入和费用的实时跟踪功能,让财务信息在机构、合同及项目间保持一致,不出现偏差。这样就好像有一个专业的财务团队,替企业把控整个项目流程的成本与支出,这样企业就能实时把控财务状况,让项目的支出保持在合理的预算范围,实现利润的最大化。

同时,在收入管理中,8Manage 提供了帮助机构或业务团队建立收益目标,跟踪实现进程,进行销售漏斗分析的架构,让团队可以实现:

(1) 设定收益目标;

(2) 实时收益确认,及早发现销售趋势变化与分析预算差异;

(3) 按销售区域、机构、业务类型及货币跟踪收益与销售漏斗分析。

在损益管理中,8Manage 则提供上至企业层、下至项目层和收款/人工/订单/报销层的费用核算与损益跟踪功能,让所有的财务信息汇总,以实时通知的方式汇报给利害关系人,十分方便快捷,让项目团队在财务数据的实际使用中,能够进行有效的沟通与互动。

最后,由于业务项目管理更强调整体的项目效益,以业务为导向,所以更强调各个模块中数据的共联和紧密的功能合作。基于8Manage产品是基于“一个设计一个系统”的设计理念,8Manage的业务项目管理不仅支持多个模块链接,支持多种协议的机构环境集成,可以解决信息孤岛问题。而且,8Manage的业务项目管理功能十分强大,快捷丰富的表单、强大的业务流程管理平台、强大的集成与整合能力、卓越的负载能力和运营能力,还能够支持移动端的操作,十分便捷,能够充分满足现在业务项目管理的不同需求。

在现代企业管理中,8Manage希望通过引入规范公司业务项目管理系统,帮助企业明确业务项目管理的工作要求、项目管理各方职责以及工作流程,合理配置资源,确保公司各业务项目的全面评估、有效管控,从而提高业务项目管理的工作效率和水平!

更多关于8Manage 业务项目管理的更多信息:http://www.8manage.cn/pm/pm.html

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星期四, 01月 4th, 2018 原创 没有评论